Por: Carolina Marcelo
Elegir la oficina adecuada para tu empresa es una decisión estratégica que puede influir significativamente en el éxito y la productividad de tu negocio. En un mercado dinámico, competitivo y cambiante, es crucial tomar decisiones informadas. Este artículo ofrece una guía detallada, respaldada por estadísticas recientes y recomendaciones de expertos, para ayudarte a seleccionar la oficina perfecta.
1. Definir tus necesidades
Antes de iniciar la búsqueda, es esencial identificar y definir claramente tus necesidades. Y para lograr esto debemos de considerar:
- Número de empleados: ¿Cuántas personas trabajarán en la oficina y cuál es la proyección de crecimiento?.
- Espacios adicionales: Necesidades de salas de reuniones, oficina gerencial, áreas open space, áreas de descanso, Infraestructura para IT, entre otros.
Con esta información, podemos tener una idea del area aproximada que necesitaras para tu oficina y la distribución de la misma. Mi recomendación, es realizar una encuesta interna para obtener retroalimentación de los empleados sobre sus necesidades y preferencias. Esto puede ayudarte a diseñar un espacio que fomente la satisfacción y productividad.
2. Ubicación
Nuestra experiencia de más de 25 años en el mercado inmobiliario, nos indica que la ubicación es uno de los factores más importantes en esta búsqueda. Conocemos que las oficinas ubicadas en entornos empresariales, cerca de hubs de transporte público y con fácil acceso a variedad de servicios, aumentan la retención de empleados en un 18%.
Por lo cual, al evaluar la ubicación, ten en cuenta:
- Accesibilidad: Proximidad a transporte público, vías principales y aparcamiento.
- Servicios cercanos: Bancos, restaurantes, tiendas y servicios médicos.
- Seguridad: Evaluación de la seguridad de la zona y las tasas de criminalidad.
Recuerda que es importante escoger una ubicación que sea conveniente para los empleados, y también que ofrezca ventajas estratégicas para el negocio, como proximidad a clientes o socios clave.
3. Presupuesto
Establecer un presupuesto realista es crucial para evitar sorpresas financieras. En el reporte de RE Propiedades tenemos costos de alquiler de oficinas en prime en un promedio de USD 15.8 y de oficinas tipo B en un promedio de USD 13.5. Al definir tu presupuesto, considera:
- Renta y mantenimiento: Incluye costos de servicios públicos, mantenimiento del edificio y pago de arbitrios.
- Incrementos futuros: Ajustes en el alquiler y gastos adicionales.
- Negociación: Busca siempre negociar términos favorables y servicios incluidos.
Mi recomendación es incluir un margen en tu presupuesto para imprevistos y asegúrate de entender todas las cláusulas financieras del contrato.
4. Visitas y comparaciones
Realiza visitas a múltiples propiedades para comparar opciones. Luego, podrás elaborar un short list de tus mejores opciones elegidas y que encajen con tus necesidades. A partir de aquí, empezaremos las negociaciones para lograr un precio que este acorde con tu presupuesto. Al visitar oficinas, considera:
- Espacio y distribución: Tamaño, disposición y flexibilidad del espacio.
- Condiciones del edificio: Estado de mantenimiento, seguridad y servicios adicionales.
- Áreas comunes del edificio: Salas de Uso múltiple (que pueden servir para futuras capacitaciones y/o reuniones corporativas), directorios y comedor, entre otros.
- Entorno: Nivel de ruido, calidad del aire y acceso a frentes de luz natural.
Mi recomendación es llevar contigo una lista de verificación durante las visitas para asegurarte de no pasar por alto ningún detalle importante. Asegúrate también de hacer las visitas con un profesional experimentado que te ayude a identificar las fortalezas y debilidades de cada propiedad.
5. Contrato y legalidades
Revisar el contrato de arrendamiento con detenimiento es esencial para proteger tus intereses. Deloitte informa que el 40% de las disputas comerciales surgen de contratos mal gestionados. Asegúrate de:
- Cláusulas claras: Duración del contrato, periodos forzosos, condiciones de renovación y políticas de terminación.
- Obligaciones y derechos: Comprender todas las responsabilidades del arrendador y el arrendatario.
- Asesoría legal: Contar con un abogado especializado para revisar el contrato.
Negocia cláusulas de flexibilidad que te permitan adaptar el espacio o rescindir el contrato en caso de cambios significativos en tu negocio.
Conclusión:
Seleccionar la oficina perfecta es un proceso complejo pero esencial para el éxito de tu empresa. Siguiendo estos pasos y recomendaciones, podrás tomar decisiones informadas que beneficien a tu negocio a largo plazo. En RE Propiedades, estamos comprometidos a ofrecerte asesoría experta y personalizada para ayudarte a encontrar el espacio ideal. Contáctanos para solucionar tus consultas y descubre cómo podemos ayudarte a tomar la mejor decisión para tu empresa.
Carolina Marcelo
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